Cómo trabajamos

Consulta inicial

El punto de partida es una conversación. Puede ser por teléfono, por correo o en persona si estás en Granada. No necesitas preparar nada especial. Simplemente cuéntanos qué tienes: cuántos documentos aproximadamente, si son solo físicos, solo digitales o ambos, y qué problema concreto quieres resolver.

En esta fase no hay ningún compromiso. Queremos entender tu situación antes de proponer nada. Algunas personas nos contactan con una caja de documentos sin clasificar. Otras con un disco duro lleno de carpetas sin orden. Otras con las dos cosas a la vez.

Diagnóstico y plan de trabajo

Con la información recogida en la consulta, elaboramos un diagnóstico del estado actual de tu archivo. Estimamos el volumen de documentos, identificamos las categorías principales que necesitas manejar y proponemos una estructura de organización.

Esta estructura es personalizada. No usamos plantillas genéricas. Una familia con niños en edad escolar tiene necesidades distintas a un autónomo con actividad comercial. Un consultor independiente necesita un sistema diferente al de un pequeño taller.

El plan de trabajo incluye las fases, los plazos estimados y lo que necesitamos de ti para avanzar. Si hay algo que no encaja, lo ajustamos antes de empezar.

Organización del archivo físico

Si tienes documentos en papel, comenzamos por aquí. Revisamos todo el material, descartamos duplicados y documentos obsoletos que ya no tienen valor, y clasificamos el resto según las categorías acordadas.

Cada documento va a su carpeta. Cada carpeta lleva una etiqueta clara. Las carpetas se agrupan en archivadores o cajas según su frecuencia de uso: los documentos que consultas con regularidad quedan accesibles, los que rara vez necesitas van al fondo.

Si trabajamos en tu domicilio o negocio, lo hacemos con discreción y sin alterar más de lo necesario el espacio. Si prefieres enviarnos los documentos, coordinamos la recogida y la devolución.

Digitalización y archivo digital

La digitalización no es solo escanear. Es nombrar los archivos de forma que se puedan encontrar. Es organizarlos en una estructura de carpetas con lógica. Es decidir qué formato usar, dónde guardarlos y cómo hacer copias de seguridad.

Escaneamos los documentos físicos que necesitan versión digital. Los archivos resultantes siguen una nomenclatura coherente: fecha, tipo de documento, emisor o destinatario. Así, una búsqueda rápida en el explorador de archivos o en el buscador de la nube devuelve el resultado correcto en segundos.

Para los documentos digitales que ya tienes, hacemos lo mismo: renombramos, reorganizamos y eliminamos duplicados. Si usas almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox u OneDrive, trabajamos directamente en esas plataformas.

Entrega y formación

Cuando el archivo está listo, hacemos una revisión conjunta. Recorremos la estructura contigo para que entiendas dónde está cada cosa y por qué está ahí. No se trata solo de entregarte un archivo ordenado, sino de que puedas mantenerlo así.

Te explicamos cómo incorporar nuevos documentos al sistema, cómo nombrar los archivos que vayas creando y qué hacer con los documentos que no encajan claramente en ninguna categoría. Preguntas frecuentes, casos concretos, situaciones que podrían surgir.

Si en las semanas siguientes tienes dudas sobre cómo usar el sistema, puedes contactarnos. El objetivo es que el orden sea duradero, no temporal.